Notulen jaarvergadering #59

Dit zijn de concept notulen; vaststelling vindt plaats in de jaarvergadering 2022

online gehouden via Zoom op maandag 8 maart 2021, Aanvang 20.00 uur.

Aanwezig: Marianne Barendregt (voorzitter), Haaije van der Meulen (secretaris), Bart van der Berg (penningmeester), Ineke Hoekstra, Sigrid van Westrop (bestuur) en nog 20 accounts, naar schatting ca 30 leden.

Afbericht is ontvangen van: Kees en Yvonne, Otto en Nelleke, Rina, Desiree, Jan, Wilko en Marion.

1. Opening en mededelingen.
Marianne opent de vergadering in Zoom. Marianne doet een oproep aan de leden om het bestuur te komen versterken. Hierop volgen geen spontane aanmeldingen.

Mededeling betreffende de preekstoel. Er zijn geen reacties op de oproep voor integratie van de preekstoel gekomen. Iemand heeft zich gemeld met belangstelling voor de preekstoel. Als er nog reacties binnenkort komen nemen we die mee. Anders zal de preekstoel naar de persoon gaan die zich aangemeld heeft.

Beeld zilverreiger. Gaat geplaatst worden naast de kerk waar het piketpaaltje staat. Datum is onbekend.

Gemeente heeft gesproken met dorpsvertegenwoordigers over de overlast van bootjes. Handhaving op de regels wordt steviger ingezet. Als de overlast van de bootjes te erg of bedreigend is mag 112 gebeld worden.

Verkiezingsborden in relatie met stroomuitval. De borden zijn nu erg groot. Kan mogelijk kleiner. Tevens de vraag of deze borden in het digitale tijdperk nog passen. Bestuur neemt dit mee in een volgend overleg met de Gemeente.

Speeltoestel “Meeuw” wordt binnenkort op het klavertjesveld geplaatst.

Schoonmaak van de kerk door ouders. 1 x per 2 jaar. Het bestuur roept met name ouders van kinderen op de Overhael op om hun steentje bij te dragen. 

2. Notulen van de 58^ste jaarvergadering van 9 maart 2020.
Er zijn geen op- of aanmerkingen. Met dank aan Wilko zijn de notulen goedgekeurd.

3. Jaarverslag over 2020 van de secretaris.
Het jaarverslag wordt voorgelezen door Haaije.

4. Verslagen van de commissies over 2020:

• Technische Commissie; Bart bedankt Jan-Andries, Camiel en Ton.
• Jeugdcommissie. Het verslag van de jeugdcommissie is geïntegreerd in het verslag van de secretaris.
  
  5. Financieel jaarverslag over 2020 door de penningmeester.
• Bart neemt ons mee in de XL sheets. Er is meer uitgegeven dan ontvangen doordat de rommelmarkt niet door kon gaan. Wel zijn er subsidies aangevraagd en toegekend. O.a. NL Doet en voor de keuken. Door te late indiening is er 1 subsidie niet toegekend. Dit jaar is wel de subsidie op tijd aangevraagd.
• Karen vraagt of het bedrag voor de jeugd plus activiteit/Ruiterstok niet aangesproken kan worden. Bart vindt dat dit geld gezien de huidige omstandigheden op de balans gehouden moet worden.
• m.b.t. balans post:  jeugd plus activiteit /ruiterstok

In 2015 is dit bedrag op de rekening van de DG gestort. In dit jaar is er een activiteit voor alle jongeren in de Schermer georganiseerd. Na afrekening was er geld over. Dit is verdeeld onder de jeugd organisaties van de Schermer( JBS, ruiterstok, enz.) Omdat Driehuizen geen eigen jongerenvereniging heeft is het geld gestort op rekening van de DG met dien verstande dat het geld bestemd is voor de jeugd plus.

6. Verslag van de Kascommissie.
Bestaande uit Egbert en Rob. Egbert doet verslag. De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en keurig in orde bevonden. De kascommissie adviseert de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.

7. Decharge van het bestuur voor het in 2020 gevoerde beleid.
Per duim opsteken wordt het bestuur decharge verleend voor het gevoerde beleid. Vanuit het bestuur een woord van dank voor Anneke voor haar niet aflatende steun.

8. Bestuursverkiezing:

Aftredend en herkiesbaar: Ineke Hoekstra

                                                   Marianne Barendregt

Er hebben zich geen andere kandidaten aangemeld, dus worden Ineke en Marianne herkozen voor de volgende bestuursperiode.

Ineke blijft zich de komende periode inzetten als bestuurslid en Marianne blijft met plezier nog 4 jaren langer voorzitter. Beiden danken de vergadering voor het in hun gestelde vertrouwen.

9.            PAUZE

10. Statutenwijziging.
Marianne legt uit;

Op de Algemene Leden Vergadering van 9 maart 2020 zijn de vernieuwde statuten en het vernieuwde Huishoudelijk Reglement van de Vereniging Driehuizer Gemeenschap door de toen aanwezige leden unaniem goedgekeurd. Omdat het benodigde aantal van 40 leden toen niet aanwezig was, was het bestuur statutair gehouden een Bijzondere Leden Vergadering uit te schrijven, binnen 4 weken na de ALV, om de goedkeuring definitief te maken. Vanwege de Corona-crisis heeft deze vergadering helaas geen doorgang gevonden. Om de goedkeuring uit 2020 alsnog definitief te maken, moet deze in onze Zoom-vergadering worden bekrachtigd. Omdat het niet geheel zeker is, dat er minimaal 40 leden aan deze digitale vergadering deelnemen, zal direct aansluitend op deze vergadering een nieuwe vergadering worden geopend met als enige agendapunt de definitieve bevestiging van de goedkeuring van de vernieuwde statuten. Het is dan niet meer vereist, dat er minstens 40 leden deelnemen. Wij zullen daarna de nieuwe statuten bij de notaris ondertekenen, waarna deze officieel van kracht worden. Ook het vernieuwde Huishoudelijk Reglement treedt dan direct in werking.

De Statuten en het Huishoudelijk Reglement, zoals goedgekeurd 9-3-20 per bijlage bij de uitnodiging per mail van tevoren naar de leden opgestuurd.
Marianne vraagt bevestiging van de goedkeuring voor de statutenwijziging. Iedereen is akkoord per duim.

11. Plannen vanuit de commissies voor 2021

• Jeugdcommissie. Sandra: nog weinig plannen. Mogelijk met Pasen een tekening maken en langs de deuren. Marianne bedankt de jeugd commissie.
  Sigrid biedt aan de surfclinic weer te organiseren.
• Technische Commissie. Marianne vraagt aan TC wat er zoal op de planning staat. Bart; Vlaggenmast in de toren wordt vervangen en met NL Doet/klussendag gaat de bevestiging gemonteerd worden.
  Bezig met bestellen van de nieuwe keuken in de kerk bij Ikea. Dit is een moeizaam proces.
  Zink van de goten is deels vervangen. Er is nu geen lekkage meer,
  Stuclaag is door vocht beschadigd. Wordt hersteld.
  29 mei klussendag en NL Doet als Corona het toelaat.
  
• Crisis in de keuken. Bob geeft een korte toelichting. De naam kon niet beter gekozen zijn. 20 maart vervalt. Mail met nieuwe data volgt. De crisis is gender en budget neutraal.
  
• Zeilkamp is ingepland.
  Rommelmarkt op 4 september.
  

12. Toelichting op en vaststellen van de begroting voor 2021.
Bart licht de begroting toe. Door de ingeplande activiteiten lopen we weer in op de reserves.
Coos vraagt of er nog schilderwerk ingepland staat. Ooit is afgesproken dat er elke 5 jaar geschilderd wordt. Bart; Gezien het interen op de reserves wordt het schilderwerk uitgesteld.?

Coos vraagt of de wijzerplaat van de kerk gereinigd kan worden omdat deze groen is. Toby geeft aan dat het met de kraan niet meer mag. De DG gaat zoeken naar een oplossing.
Coos vraagt of de vlaggenmast volledig ingetrokken kan worden omdat hij een uitstekende vlaggenmast lelijk vindt. Antwoord; Jan Andries. De vlaggenmast blijft deels uitsteken. Door gebrek aan ruimte.
De begroting wordt door de leden goedgekeurd.

13. Voorstel tot wijziging contributie 2022.
De ALV gaat akkoord met de voorgestelde contributie verhoging van € 5 naar € 7,50 per lid, dat betekent  € 15,- per gezin met kinderen onder de 16 jaar.

14. Lancering van de nieuwe website van de Driehuizer Gemeenschap! www.driehuizen.info
Marianne opent de nieuwe website en bedankt Robert Jan en Karen voor hun enorme inzet.
Robert Jan neemt ons mee door de nieuwe website.
Suzan vraagt hoe het zit met rechten van foto’s. Robert Jan legt uit hoe dit zit en gewaarborgd wordt.
Toby merkt op dat hij het jammer vindt dat de oude pentekening van Fred niet meer te zien is. Wieger merkt op de dat weliswaar de pentekening weg is maar de vlag, welke ook ontworpen is door Fred hiervoor in de plaats gekomen is. De pentekening is wel terug te vinden op de site.

15. Presentatie jaarprogramma 2021/2022.
Ineke; Plan voor een Paaswandeling op 4 april
Mogelijk dauwtrappen op 13 mei

29 mei Klussendag/NL Doet
2/3 juli Zeilweekend
21/22 aug kunst en cultuur weekend ( geen DG-activiteit)
4 september rommelmarkt

2 januari ’22 Koffieochtend
7 maart ’22 ALV

16. Rondvraag.
Suzan vraagt of er geen verkiezing is voor de kascommissie.
Antwoord; Marianne dit is om de 5 jaar. Dit jaar is er geen termijn verlopen.

Wieger bedankt het bestuur voor de inzet in het afgelopen jaar.
Geen verdere vragen

17. Sluiting. Om 21:41 uur sluit Marianne de vergadering, onder dankzegging van ieders aanwezigheid en inbreng.

Aansluitend wordt door de voorzitter een Bijzondere ledenvergadering geopend.

Het enige agendapunt is: Bevestiging van de goedkeuring van de gewijzigde statuten.

De in de Zoom aanwezige leden geven met een duim de gevraagde bevestiging.

Wieger gaat de volgende dag contact opnemen met notaris voor een afspraak om de statutenwijziging  en het huishoudelijk reglement te laten ondertekenen en daarmee in te laten gaan.
De bijzondere ledenvergadering is 21:54 uur afgesloten.